Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Amaç ve Kapsam

Bu metin, ITC Danışmanlık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi tarafından işletilen petzztedarik.com ve buna bağlı B2B üyelik, bayilik, XML entegrasyonu, sipariş, teslimat ve destek süreçlerinde kişisel verilerin işlenmesine ilişkin esasları açıklar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında aydınlatma amacı taşır.

İnternet sitesi ziyaretçileri, gerçek kişi işletme sahipleri, bayi adayları ve bayiler, kurumsal müşterilerin yetkilileri ve çalışanları, tedarikçi ve iş ortağı temsilcileri, iletişim kuran kişiler ve doğrudan sevkiyat yapılan teslimat alıcıları bu metnin kapsamındadır.

Tüzel kişilere ait bilgiler, tek başına kişisel veri değildir. Bununla birlikte şirket yetkilisinin adı, çalışanın iletişim bilgileri ve gerçek kişi işletme sahibinin kimlik veya vergi bilgileri gibi gerçek kişiyi belirleyen bilgiler KVKK kapsamındadır. İşlemin B2B olması, gerçek kişilerin KVKK kapsamındaki haklarını ortadan kaldırmaz.

Bu metin açık rıza talebi değildir. Siteyi ziyaret etmeniz, üye olmanız veya sipariş vermeniz; reklam, profilleme ya da yurt dışına veri aktarımı için genel bir rıza verdiğiniz anlamına gelmez.

2. Veri Sorumlusu ve İletişim Bilgileri

Kişisel verilerinizin bu metinde açıklanan amaçlarla işlenmesinde veri sorumlusu aşağıdaki şirkettir:

Ticari unvan

ITC DANIŞMANLIK SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

Adres

Ferhatpaşa Mahallesi, 23. Sk. No:7 Ataşehir / İstanbul

Vergi dairesi

Küçükyalı

Vergi numarası

4691047144

MERSİS numarası

0469104714400001

KVKK başvuru adresi

[email protected]

Telefon

0850 241 35 35

Web sitesi

petzztedarik.com

3. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Şirketimizle ilişkinizin niteliğine ve kullandığınız hizmete göre aşağıdaki veriler işlenir. Her veri kategorisi her ziyaretçi veya müşteri için toplanmaz; işlem için gerekli bilgilerle sınırlı kalınır.

• Kimlik ve temsil bilgileri: Ad, soyad, işletmedeki görev veya yetki bilgisi; gerekli işlemlerde imza ve temsil belgesindeki bilgiler. T.C. kimlik numarası ve gerçek kişiye ait vergi numarası yalnızca ilgili faturalandırma, kimlik doğrulama veya mevzuat yükümlülüğünün gerektirdiği durumlarda işlenir.
• İletişim bilgileri: Telefon, e-posta, iş yeri adresi, fatura ve teslimat adresi, teslimat irtibat kişisi bilgileri.
• Bayilik ve ticari ilişki bilgileri: Başvuru bilgileri, vergi levhası ve yetkilendirme belgelerinde bulunan kişisel veriler, sözleşme ve bayi hesabı kayıtları, işletmenin satış kanalı ve internet sitesi bilgileri.
• Müşteri işlem bilgileri: Teklif, sipariş, fatura, sevkiyat, teslimat, iade, garanti ve destek kayıtları; talep, şikâyet, e-posta, canlı destek ve WhatsApp yazışmaları.
• Finans bilgileri: Ödeme ve tahsilat kayıtları, banka ve ödeme yöntemi bilgileri, gerekli olduğunda IBAN, hesap sahibi bilgisi, cari hesap, bakiye ve mutabakat kayıtları.
• İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, erişim ve işlem günlükleri, oturum ve kimlik doğrulama kayıtları, cihaz ve tarayıcı bilgileri, XML veya entegrasyon erişim kayıtları.
• Pazarlama ve tercih bilgileri: İleti ve çerez tercihleri, izin ve ret kayıtları; gerekli açık rızanın alınması hâlinde ürün ilgileri, site kullanım hareketleri, kampanya etkileşimleri ve kişiselleştirme bilgileri.
• Hukuki işlem bilgileri: Başvuru, ihtar, uyuşmazlık ve resmî yazışmalarda yer alan bilgiler ile bir hakkın korunması için gerekli kayıtlar.
• Görsel ve işitsel bilgiler: Kayda alınan çağrı merkezi görüşmelerindeki ses kayıtları ve fiziksel iş yeri ziyaretlerinde güvenlik kamerası görüntüleri. Bu süreçlerde kayıt öncesinde veya ilgili alana girişte ayrıca bilgilendirme yapılır.

B2B üyelik ve sipariş için gerekli olmayan doğum tarihi, cinsiyet, sağlık bilgisi veya diğer özel nitelikli kişisel verileri paylaşmamanız gerekir. Belge yüklerken işlemle ilgisiz kişisel verileri gizleyebilirsiniz. Özel nitelikli veri işlenmesini gerektiren ayrı bir süreç oluşursa, KVKK’nın 6. maddesindeki şartlar ve ilgili güvenlik tedbirleri ayrıca değerlendirilir.

4. Verilerin Toplanma Yöntemleri ve Kaynakları

Kişisel verileriniz; üyelik ve bayilik başvuru formları, sipariş ve ödeme ekranları, sözleşmeler, yüklenen belgeler, XML ve sipariş entegrasyonları, destek ve iletişim formları, e-posta, telefon, canlı destek, WhatsApp ve sosyal medya üzerinden toplanır. İnternet sitesi ziyaretlerinde teknik kayıtlar ve tercihlerinize bağlı çerez verileri de elde edilir.

Veriler doğrudan sizden; temsil ettiğiniz işletmeden; teslimat için bilgilerinizi ileten bayi veya müşteriden; ödeme, kargo ve entegrasyon hizmet sağlayıcılarından gelen işlem bildirimlerinden; uyuşmazlık ve yasal süreçlerde yetkili kurum ve mesleki danışmanlardan alınabilir.

Toplama işlemleri, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle, elektronik veya fiziksel ortamda gerçekleştirilir.

Sosyal hesapla giriş seçeneğini kullanmanız hâlinde, ilgili sağlayıcının yetkilendirme ekranında belirtilen hesap ve iletişim bilgileri alınır. Bu işlemin yapılması, ilgisiz reklam veya pazarlama faaliyetlerine izin verdiğiniz anlamına gelmez.

5. İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Kişisel veriler, aşağıdaki amaçlarla ve ilgili işleme şartı mevcut olduğunda işlenir. Sözleşmenin tarafı olan gerçek kişi ile bir şirket adına hareket eden temsilcinin verileri aynı hukuki gerekçeyle otomatik olarak değerlendirilmez.

Sözleşme, mevzuat veya başka bir geçerli işleme şartı kapsamında gerekli olan veriler için pazarlama izni şart koşulmaz. Açık rızaya dayalı isteğe bağlı işlemlere izin vermemeniz, temel B2B hizmetlerinden yararlanmanızı engellemez. Ancak siparişin ifası veya kanuni yükümlülükler için zorunlu bilgilerin verilmemesi, ilgili işlemin tamamlanmasını engelleyebilir.

Dayanak: KVKK m.5 ve kişisel veri işleme şartları.

6. Bayilik, XML ve Doğrudan Sevkiyat Süreçleri

Bayinin müşterisine doğrudan ürün gönderildiğinde, teslimat alıcısının adı, soyadı, adresi, telefonu ve gerekli sipariş bilgileri bayi veya entegrasyon sistemi üzerinden alınır. Bu bilgiler; gönderiyi hazırlamak, teslim etmek, teslimatla ilgili iletişim kurmak ve olası talep veya uyuşmazlıkları yönetmek için kullanılır.

Şirketimizin veri sorumlusu olarak yürüttüğü sevkiyat işlemlerinde, kendisiyle sözleşme kurulmamış teslimat alıcılarının gerekli ve ölçülü verileri, temel haklarına zarar vermeyen teslimatı gerçekleştirme meşru menfaati kapsamında KVKK m.5/2-f uyarınca; hukuki yükümlülük veya uyuşmazlık durumunda ise ilgili m.5/2-ç veya m.5/2-e şartına dayanılarak işlenir. Bayi müşterisinin verilerine, yalnızca bayi ile sözleşme bulunduğu gerekçesiyle m.5/2-c uygulanmaz.

Bayi, müşterisinden edindiği verileri Petzztedarik ile paylaşırken kendi aydınlatma ve hukuka uygun aktarım yükümlülüklerini yerine getirir. Şirketimiz de kendi veri sorumluluğu kapsamındaki bilgilendirme ve güvenlik yükümlülüklerini yerine getirir; bu yükümlülükler bütünüyle bayiye devredilmez.

Verilerin doğrudan ilgili kişiden alınmadığı durumlarda aydınlatma; makul süre içinde, kişiyle iletişim kurulacaksa ilk iletişimde, aktarım yapılacaksa en geç ilk aktarım sırasında sağlanır. Sadece internet sitesinde metin yayımlanmasıyla yetinilmez.

Yalnızca bayinin talimatlarıyla veri işleyen olarak hareket edilen ayrı hizmetlerde görev ve sorumluluklar, gerçek işleyişe uygun veri işleme sözleşmesiyle belirlenir. Teslimat için alınan son müşteri verileri, ayrı ve geçerli bir hukuki dayanak olmadan Petzztedarik’in kendi pazarlama listelerine eklenmez.

Dayanak: Aydınlatma Yükümlülüğü Tebliği, m.6.

7. Kişisel Verilerin Aktarıldığı Taraflar

Veriler, ilgili hizmet için gerekli olan kısmıyla ve KVKK’nın 8. maddesindeki şartlar çerçevesinde aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşılır:

• Kargo ve lojistik kuruluşları: DHL eCommerce ve ilgili sevkiyat hizmet sağlayıcılarına teslimat, takip ve iade için gerekli ad, telefon, adres ve gönderi bilgileri.
• Bankalar ve ödeme hizmeti sağlayıcıları: Ödeme, tahsilat, iade ve mutabakat için gerekli işlem, kimlik ve finans bilgileri.
• E-fatura, muhasebe ve denetim hizmet sağlayıcıları: Faturalandırma, kayıt tutma ve mali yükümlülükler için gerekli kimlik, iletişim, fatura ve finans kayıtları.
• Bilişim, barındırma, entegrasyon ve CRM hizmet sağlayıcıları: Siteyi ve bayi hesaplarını işletmek, teknik destek vermek ve müşteri ilişkilerini yönetmek için gerekli hesap, işlem ve iletişim bilgileri.
• Çağrı merkezi ve iletişim hizmet sağlayıcıları: Destek, işlem bildirimleri ve ilgili hukuki şartlar sağlandığında ticari iletişim için gerekli bilgiler.
• Analiz ve reklam hizmet sağlayıcıları: Gerekli açık rıza kapsamında Google ve Meta gibi hizmetlere aktarılan çevrim içi tanımlayıcılar, etkileşim ve tercih bilgileri.
• Avukatlar ve yetkili kamu kurumları: Hukuki taleplerin karşılanması, hakların korunması ve mevzuat yükümlülükleri için gerekli belgeler ve kayıtlar.

Sözleşmesel işlemlerde ilgili işleme şartı, kanuni bildirimlerde hukuki yükümlülük, uyuşmazlıklarda hakkın korunması, isteğe bağlı reklam işlemlerinde ise açık rıza esas alınır. Aynı şirket çatısı altında farklı markaların bulunması, verilerin sınırsız veya amaç dışı kullanımına izin vermez. Yurt dışı aktarım doğuran hizmetler ayrıca 9. bölümdeki koşullara tabidir.

8. Ticari Elektronik İletiler ve Pazarlama

Sipariş, ödeme, sevkiyat, üyelik güvenliği ve benzeri işlemlere ilişkin gerekli hizmet bildirimleri, tanıtım amaçlı iletilerden ayrı değerlendirilir.

Kampanya, indirim ve ürün tanıtımı iletilerinde 6563 sayılı Kanun, ilgili yönetmelik ve İleti Yönetim Sistemi yükümlülükleri dikkate alınır. Tacir veya esnaf alıcılara yönelik önceden onay istisnası, her şirket çalışanının kişisel iletişim adresine otomatik olarak uygulanmaz ve KVKK kapsamında ayrıca hukuki dayanak bulunması gereğini ortadan kaldırmaz.

Bu politikada, gerçek kişiye ilişkin pazarlama verilerinin işlenmesi için ayrı açık rıza esas alınır. İleti onayı ile kişisel veri işleme açık rızası birbirinden ayrılır; izin ve ret kayıtları ispat ve yasal yükümlülükler için saklanır.

Ticari ileti almayı ücretsiz olarak reddedebilirsiniz. Ret talebinin ulaşmasından itibaren en geç 3 iş günü içinde ilgili tanıtım iletileri durdurulur. Ret, reklam içermeyen ve devam eden işlemler için gerekli hizmet bildirimlerini engellemez.

Dayanak: Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik.

9. Yurt Dışına Veri Aktarımı

Petzzshop ile ortak kullanılan yurt dışı altyapılı CRM hizmeti, Google ve Meta analiz/reklam araçları ve WhatsApp üzerinden iletişim; kullanılan hizmete göre iletişim, müşteri işlem, çevrim içi tanımlayıcı ve etkileşim verilerinin yurt dışında işlenmesine veya yurt dışından erişilmesine neden olabilir. CRM’de müşteri ilişkilerini yürütme, mesajlaşmada destek sağlama, reklam ve analizde ise izin verilen ölçüm ve kişiselleştirme amaçları esas alınır.

Yurt dışı aktarım için KVKK’nın 9. maddesine uygun bir mekanizmanın sağlanması gerekir. Uygulanabilir bir yeterlilik kararı yoksa, ilgili işleme şartıyla birlikte hak arama imkânı ve standart sözleşme gibi uygun bir güvence bulunmalıdır. İzin veya bildirim gerektiren mekanizmalarda ilgili işlemler tamamlanmalıdır.

Düzenli CRM, reklam veya bulut kullanımı, yalnızca genel bir açık rıza beyanına dayanılarak hukuka uygun hâle gelmez. Yeterlilik ve uygun güvence bulunmayan istisnai aktarımlar, ancak Kanun’daki arızi aktarım koşulları karşılandığında değerlendirilebilir.

Bu metnin yayımlanması, gerekli aktarım sözleşmesi veya güvencesinin yerine geçmez. Aktarımın alıcıları, kapsamı ve dayanağı hakkında Şirketimize başvurabilirsiniz.

Dayanak: KVKK m.9 ve Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması Rehberi.

10. Çerezler, Analiz ve Sosyal Platformlar

Site oturumunun sürdürülmesi, sepetin çalışması ve güvenliğin sağlanması için gerekli çerezler, ilgili sözleşmesel gereklilik veya ölçülü meşru menfaat kapsamında değerlendirilir.

Zorunlu olmayan analiz, reklam, yeniden hedefleme ve kişiselleştirme araçları için, ilgili kullanım açık rıza gerektiriyorsa tercih alınmadan veri işleme başlatılmaz. Siteyi kullanmaya devam etmek, önceden işaretli seçenekler veya bu metnin görüntülenmesi geçerli rıza sayılmaz.

Çerezlerin adı, sağlayıcısı, amacı, süresi, hukuki dayanağı ve aktarım bilgileri çerezlere ilişkin ayrı aydınlatmada açıklanır. Tercihler, sitedeki çerez yönetimi üzerinden değiştirilebilir; tarayıcı ayarlarından çerezler silinebilir veya engellenebilir. Gerekli çerezlerin engellenmesi bazı site işlevlerini etkileyebilir.

Google, Meta ve WhatsApp gibi üçüncü tarafların kendi hizmetlerindeki bağımsız veri işleme faaliyetlerinde ilgili sağlayıcının gizlilik koşulları da geçerlidir. Bu durum, Şirketimizin kendi işleme ve aktarım faaliyetlerine ilişkin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Dayanak: KVKK Çerez Uygulamaları Hakkında Rehber.

11. Saklama Süreleri ve İmha

Kişisel veriler, ilgili mevzuatın zorunlu kıldığı süre boyunca; böyle bir süre yoksa açıklanan işleme amacı için gerekli olduğu müddetçe saklanır. Bütün veri kategorilerine tek bir saklama süresi uygulanmaz.

• Fatura ve ticari kayıtlar: İlgili vergi, muhasebe ve ticaret mevzuatındaki saklama yükümlülükleri boyunca.
• Üyelik ve bayilik kayıtları: İlişkinin yürütülmesi için gerekli süre; sona ermesinden sonra yalnızca devam eden yükümlülükler ve somut hakların korunması için gereken ölçüde.
• Başvuru ve destek kayıtları: Talebin sonuçlandırılması ve gerekli ispat süresiyle sınırlı olarak.
• Çerez, teknik güvenlik, kamera ve çağrı kayıtları: İlgili işlem için belirlenen ve ayrıca açıklanan amaçla orantılı süreler boyunca; uyuşmazlık veya yasal yükümlülük varsa yalnızca ilgili kayıt bakımından gerekli ek süreyle.
• Pazarlama kayıtları: İzin geçerli olduğu müddetçe; izin ve ret ispat kayıtları ise ilgili yasal yükümlülük ve ispat gereksinimi kadar.

İşleme sebepleri ortadan kalkan kişisel veriler, hukuki saklama yükümlülükleri dikkate alınarak silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Üyeliğin kapatılması veya pazarlama rızasının geri alınması, yasal olarak tutulması gereken fatura ve benzeri kayıtların derhâl silinmesini gerektirmez.

12. Veri Güvenliği ve Gizlilik

Verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve yetkisiz erişimi önlemek, kayıtların güvenliğini sağlamak için riskle orantılı teknik ve idari tedbirler uygulanır. Erişim yetkilerinin sınırlandırılması, güvenli iletişim, işlem takibi, hizmet sağlayıcılarla gizlilik yükümlülükleri ve personelin bilgilendirilmesi bu yaklaşımın parçalarıdır.

Bayi hesabınıza ait parolaları ve XML/entegrasyon erişim bilgilerini yetkisiz kişilerle paylaşmayın. Destek yazışmalarında kart güvenlik kodu, banka parolası veya tek kullanımlık ödeme doğrulama kodu göndermeyin.

Site dışındaki bağlantılar üzerinden ulaşılan hizmetler kendi gizlilik koşullarına tabidir. Kişisel verilerin hukuka aykırı biçimde başkalarınca elde edildiğinin tespiti hâlinde, gerekli bildirimler ilgili mevzuat ve Kurul kararları çerçevesinde yapılır.

13. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında Şirketimize başvurarak:

• Size ait verilerin işlenip işlenmediğini ve işlenmişse buna ilişkin ayrıntıları öğrenebilirsiniz.
• Verilerin hangi amaçla kullanıldığını ve kullanımın bu amaçla uyumunu sorgulayabilirsiniz.
• Türkiye’de veya yurt dışında verilerinizin paylaşıldığı üçüncü kişileri öğrenebilirsiniz.
• Hatalı veya eksik kayıtların düzeltilmesini isteyebilirsiniz.
• KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar oluştuğunda verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini talep edebilirsiniz.
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin paylaşıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteyebilirsiniz.
• Yalnızca otomatik analiz sonucunda aleyhinize bir karar oluşmasına itiraz edebilirsiniz.
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.

Açık rızanıza dayanan işlemler için rızanızı ileriye etkili olarak geri alabilirsiniz. Başka bir hukuki sebeple zorunlu tutulan kayıtlar, yalnızca ilgili amaç ve süreyle sınırlı olarak işlenmeye devam eder.

Dayanak: KVKK m.11, ilgili kişinin hakları.

14. Başvuru Yöntemi ve Yanıt Süresi

Taleplerinizi, Ferhatpaşa Mahallesi, 23. Sk. No:7 Ataşehir / İstanbul adresine yazılı olarak iletebilir veya Şirketimize daha önce bildirdiğiniz ve sistemimizde kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine gönderebilirsiniz. Konu satırına “Petzztedarik KVKK Başvurusu” yazmanız işlemin yönlendirilmesini kolaylaştırır.

Güvenli elektronik imza, mobil imza ve mevzuatta öngörülen diğer başvuru yöntemlerine ilişkin haklarınız saklıdır. Başvuru için belirli bir form kullanmanız veya noter aracılığıyla işlem yapmanız zorunlu değildir.

Başvuruda adınız, soyadınız, yazılı başvuruda imzanız; Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruk ve pasaport veya varsa kimlik numarası; tebligat adresi; varsa e-posta, telefon ve faks bilgileri ile talebiniz bulunmalıdır. İlgili belgeleri de ekleyebilirsiniz. Kimlik doğrulama amacıyla yalnızca gerekli ek bilgiler istenir.

Başvurunuz en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak yanıtlanır. İşlem ayrıca maliyet gerektirirse, Kurulun belirlediği tarife uygulanabilir. Ret hâlinde gerekçesi açıklanır. Şirketimize başvuru sonrasında, yasal şart ve süreler içinde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet hakkınız saklıdır.

Dayanak: Veri sorumlusuna başvuru usulü ve şikâyet hakkı.

15. Güncellemeler ve Metnin Niteliği

Bu metin, Petzztedarik’in veri işleme süreçleri veya mevzuat değiştiğinde güncellenir. Yeni bir işleme amacı ya da rıza gerektiren faaliyet için, gerekli bilgilendirme ve izin işlemleri ayrıca yapılır. Metnin değiştirilmesi, geçmiş işlemler için geriye dönük rıza oluşturmaz.

Çerezler, kamera, çağrı kaydı veya belirli başvuru formları için sunulan ayrıntılı aydınlatmalar, ilgili süreç bakımından bu metni tamamlar.